Folha de referências do Microsoft Office Access

Você provavelmente já ouviu a palavra 'banco de dados' sendo usada antes. Um banco de dados é uma grande coleção de informações que ajuda os usuários a organizar, visualizar, pesquisar, recuperar e coletar dados. Se você tem um banco de dados, precisa das ferramentas e aplicativos adequados para manipulá-lo e obter o máximo dele. Principalmente para quem trabalha em ambiente de equipe e precisa compartilhar dados com outras pessoas (usuários, desenvolvedores, revisores, etc.), a solução perfeita é Microsoft Access, e usando nossa folha de dicas do Access, você se tornará um profissional em pouco tempo.

Facilite o seu trabalho usando os recursos e ferramentas do Access. Se você acha que é bom em manter as informações organizadas, o Access está prestes a surpreendê-lo. Ao criar um arquivo no Access, você está essencialmente criando um arquivo que contém diferentes partes do seu banco de dados. Você pode então dividir seu banco de dados em diferentes partes relacionadas para manter o gerenciamento fácil e rápido. Esses elementos são chamados de tabelas, consultas, formulários, relatórios, etc.

Depois de definir todos esses diferentes elementos, você pode manter tudo de maneira organizada. Isso permite que você compartilhe e forneça informações de forma clara e crie projetos inteiros em um único arquivo. Não importa a finalidade, o Access pode ajudar você ou sua empresa a manter as informações claras, seguras e organizadas.

Esta folha de dicas tem como objetivo apresentar às pessoas como funcionam as novas gerações do Access. Não é nenhuma surpresa que tal aplicativo repleto de recursos leve algum tempo para dominar. Estamos aqui para ajudá-lo com algumas dicas e truques para começar rapidamente com o Access ou refrescar sua memória se você for um veterano do Access.

• Dica: Se seus amigos, colegas ou funcionários precisam aprender mais sobre o Microsoft Access, não seja tímido e compartilhe este artigo! Conhecimento é poder e você tem a capacidade de ajudar outras pessoas a aprender compartilhando.

Como navegar na faixa de opções do Microsoft Access

A interface com a qual estamos trabalhando pode se tornar confusa para novos usuários. Aqui está um pequeno infográfico sobre a interface básica do Access baseado no Access 2016. Se você está confuso sobre o que são os diferentes elementos, não se preocupe. Aprofundamos sobre a Faixa de Opções, tabelas de dados, objetos e muito mais posteriormente neste artigo. Continue lendo!

Felizmente para aqueles que já trabalham com aplicativos do Office há algum tempo, a interface do Access não é tão estranha quanto você pensa. Bons amigos como a faixa de opções, a barra Tell Me e a barra de ferramentas Quick Access voltam para ajudá-lo, enquanto a parte de dados do Access permanece limpa e facilmente legível.

Uma introdução à interface da Faixa de Opções

A faixa de opções tem sido uma parte importante dos aplicativos do pacote Office, como o Access, há muitos anos. Ele foi introduzido pela primeira vez no Office 2007, projetado com uma navegação mais fácil em mente. Você nunca terá que usar menus antiquados com várias camadas de submenus com a Faixa de Opções.

A interface altamente visual ajuda a localizar as ferramentas que você conhece e adora rapidamente. A Ribbon é a sua principal forma de navegar no Access, abrindo oportunidades para formatar texto, inserir elementos, implementar funções, ajustar seu banco de dados e muito mais.

Ao contrário das versões anteriores do Access, a faixa de opções em novas versões, como Access 2016 e Access 2019, tem um design mais plano e compacto para permitir que a tela desorganize menos o seu trabalho. Essa interface minimalista dá ao Access um visual moderno e elegante que o diferencia dos concorrentes.

A localização das ferramentas e recursos é praticamente a mesma das versões anteriores, então você não deve ter problemas para encontrar seus comandos favoritos. Se você estiver com dificuldades, basta usar o novo recurso Tell Me.

Trabalhe mais rápido com a barra Tell Me

O recurso 'Diga-me o que você deseja fazer' ou simplesmente 'Diga-me' visa trazer as ferramentas ao seu alcance, mesmo que você não saiba o seu lugar exato na Faixa de Opções. Ele foi adicionado pela primeira vez à maioria dos aplicativos do Office 2016 e também ganhou sua permanência no Office 2019. Você pode usá-lo clicando nele ao lado da última guia da Faixa de Opções ou pressionando o Alt + Q teclas do seu teclado. Você notará que o recurso permite que você digite - é quando você pode dizer ao Access o que deseja fazer.

Com base em sua entrada, o Access irá sugerir ferramentas relacionadas ao que você está procurando. Por exemplo, se você digitar folha de propriedades a barra Tell Me exibirá automaticamente opções que permitem criar ou modificar uma folha de propriedades e até mesmo sugere outras ferramentas relacionadas à folha.

Mesmo que você se considere um guru do Access, o recurso Tell Me pode ajudá-lo a acelerar seu trabalho. Você nunca mais terá que vasculhar a Faixa de Opções ou pesquisar online para tentar encontrar um recurso novamente.

Familiarize-se com os bastidores

Ao clicar no menu Arquivo no Access (e em outros aplicativos do Office), você chegará à área que a Microsoft chama de 'backstage'. Aqui, em vez de ver uma guia com comandos alinhados na Faixa de Opções, você obtém uma exibição de página inteira de informações e diferentes tarefas básicas para abrir e salvar arquivos, impressão e outras opções de compartilhamento.

Além disso, você pode usar o menu Arquivo para ver informações sobre o arquivo aberto no momento. Isso significa ver a hora em que foi criado, última modificação, o proprietário, bem como o tamanho do arquivo e muito mais. Você também pode usar o recurso Compactar e reparar ou adicionar proteção por senha como o proprietário de um arquivo.

Definindo os objetos de banco de dados no Access

Agora que dominamos a interface básica, é hora de se familiarizar com os objetos de banco de dados com os quais você trabalhará no Access. Esses objetos são o que você verá no painel de navegação à esquerda quando eles começarem a compor seus projetos. Você pode criar objetos na guia Criar na Faixa de Opções e modificá-los a qualquer momento no futuro para se ajustar às alterações em seu banco de dados. Vamos fazer um resumo rápido de suas opções de objeto:

• As tabelas armazenam dados relacionados em linhas (registros) e colunas (campos). Eles funcionam de forma semelhante às células do Excel, provavelmente constituindo uma grande parte dos seus projetos.
• As consultas visualizam, calculam, classificam, filtram, alteram e examinam os dados armazenados em suas tabelas.
• Formulários são telas personalizadas que permitem inserir facilmente novos dados e visualizar os dados já existentes em uma tabela.
• Os relatórios mostram os dados de uma tabela ou consulta em formato impresso, perfeito para revisar e verificar se há erros.
• As macros são capazes de automatizar tarefas repetitivas. Você pode executar uma macro clicando em um botão ou pressionando uma tecla de atalho atribuída à macro.
• Módulos são grupos de procedimentos, escritos na linguagem Visual Basic e também usados ​​para automatizar tarefas.

Tipos de dados de campo

Há muitas maneiras de trabalhar com campos no Access que tornam mais fácil lidar com diferentes projetos. Por exemplo, definir um campo como um número em vez de texto permite que o Access execute cálculos com esse campo.

Aqui está um rápido resumo sobre o diferentes tipos de dados você pode entrar e seus comportamentos:

• Texto curto: armazena no máximo 255 caracteres de texto e / ou números.
• Texto longo: armazena texto de até 64.000 caracteres.
• Número: armazena números e permite que cálculos sejam realizados usando uma célula de dados.
• Data / hora: armazena datas e / ou horas.
• Moeda: armazena números e símbolos que representam moedas do mundo real.
• AutoNumeração: atribui automaticamente um número exclusivo para cada registro.
• Sim / Não: armazena um valor Sim ou Não.
• Objeto OLE: armazena objetos criados em outros aplicativos, como uma planilha do Excel, documento do Word ou gráfico do PowerPoint.
• Hiperlink: armazena links que podem ser clicados para abrir sites ou arquivos em uma rede.
• Anexo: permite anexar um arquivo ou imagem ao seu banco de dados.
• Número grande: armazena um valor numérico não monetário. (Disponível apenas no Access 2019.)

Comece com um modelo

Você se sente intimidado por um documento vazio? Com o Access, você tem uma enorme biblioteca de modelos já integrados ao aplicativo para ajudá-lo a começar. Isso oferece um grande início rápido ao trabalhar em projetos de qualquer escala. Você pode encontrar vários modelos em cada uma das categorias fornecidas, o que significa que há uma grande variedade disponível cada vez que você cria um novo documento. Mesmo depois de escolher um modelo, você ainda tem muitas opções para editar totalmente e personalizar seu banco de dados posteriormente.

Sempre faça backup do seu banco de dados

Essa é uma dica até mesmo para os veteranos do Access por aí. Sempre, e é sério, sempre crie backups de seu banco de dados regularmente. Você nunca sabe o que pode acontecer com seus arquivos no futuro devido a circunstâncias inesperadas. Pode ser um salva-vidas ter backups prontamente disponíveis da nuvem ou de um computador diferente.

Atalhos de acesso úteis que todos devem saber

Para encerrar esta folha de dicas, decidimos incluir alguns dos atalhos de teclado mais úteis do Access que você pode usar para acelerar seu trabalho:

• Você pode criar rapidamente um novo banco de dados pressionando Ctrl + N .
• Para adicionar um novo registro em sua folha de dados ou formulário, pressione Ctrl + sinal de mais (+) em seu teclado.
• Você pode aumentar e diminuir o zoom de uma página pressionando a tecla Z.
• Alterne o painel de navegação com F11 .
• Abra a guia Encontrar para pesquisar em uma folha de dados ou formulário com Ctrl + F .
• Você pode salvar rapidamente seu banco de dados com Ctrl + S .

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