Grandes conjuntos de dados podem exigir que você divida o nome e o sobrenome das pessoas em suas tabelas de dados. Neste artigo, você aprenderá a fazer exatamente isso. Divida seus dados com facilidade seguindo este tutorial do Excel para iniciantes e usuários intermediários.
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Digamos que você esteja trabalhando na criação de um modelo de e-mail personalizado. Cada mensagem deve conter o nome do destinatário - se você quiser que seja mais amigável, use apenas os primeiros nomes. Felizmente, Excel oferece a opção de dividir o nome e o sobrenome em células separadas.
Ter muitos dados armazenados em apenas uma célula geralmente apresenta problemas. Nesse caso, é personalização. Às vezes, muito em um campo pode prejudicar sua capacidade de classificar e filtrar seus dados também. Você pode usar os métodos abaixo para dividir mais tipos de dados em suas próprias células, como endereços, aniversários e assim por diante.
Divida o nome e o sobrenome no Excel
Nos guias abaixo, você pode aprender como separar nomes e sobrenomes no Excel. Para os fins deste guia, usaremos o mais recente Microsoft Excel 2019 , no entanto, as etapas funcionam em todas as versões do software.
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Método 1. Use a função Texto para Colunas
Texto para colunas no Excel permite que você divida valores de texto em células separadas em uma linha. Você pode usar isso para separar um nome e sobrenome do nome completo.
- Abra o documento Excel que contém seus nomes ou crie um novo e configure seus dados. Certifique-se de que suas células estejam configuradas de maneira semelhante ao nosso exemplo abaixo:
- Use o cursor para selecionar todos os nomes na coluna de nome completo. Em nosso exemplo, selecionaremos A2: A10.
- Mudar para o Dados guia na interface da faixa de opções. Ele deve estar localizado entre a guia Fórmulas e a guia Revisão.
- Clique no Texto para colunas botão, encontrado na seção Ferramentas de dados. (Veja a imagem abaixo)
- Uma janela pop-up aparecerá e iniciará o Assistente de conversão de texto em colunas. Isso pode ser dividido em 3 etapas, cada uma das quais requer que você faça ajustes.
- Na Etapa 1, selecione Delimitado na seção Tipo de dados original. Isso permitirá que você use o espaço como separador entre o nome e o sobrenome. Clique em Próximo para prosseguir.
- Na Etapa 2, certifique-se de desmarcar todos os delimitadores primeiro e, em seguida, marque Espaço só. Mais uma vez, clique Próximo para prosseguir.
- Certifique-se de selecionar o campo para sua saída no Destino seção. Para nosso exemplo, selecionamos a primeira célula na coluna Nome, B2. Clique Terminar para encerrar o processo.
Conforme visto abaixo, conseguimos separar o nome e o sobrenome de uma única célula em 2 células separadas. Isso abre uma infinidade de opções para e-mails personalizados, análise de dados e muito mais.
No entanto, há algumas coisas que você precisa ter em mente ao trabalhar com esse método. Observe os seguintes avisos:
- Os dados em suas células são estático . Quando você edita o nome completo, o nome e o sobrenome não serão ajustados de acordo com suas alterações. Você precisará editá-los manualmente para refletir as alterações.
- Se você não especificar uma célula de destino, Texto para coluna irá sobrescrever a coluna atual. Isso apaga os campos de nome completos, substituindo-os por nomes e sobrenomes separados.
- Você quer apenas o nome ou o sobrenome? Dentro etapa 3 , selecione a coluna que deseja pular e, em seguida, selecione o Não importar coluna (pular) opção.
O método Text to Columns é mais adequado ao trabalhar com dados consistentes. Por exemplo, quando todos os nomes têm nomes e sobrenomes apenas, ou todos os nomes têm um nome do meio. Misturar e combinar vai levar a resultados errados - se seus dados forem inconsistentes, trabalhe com fórmulas.
Método 2. Fórmulas
Uma abordagem diferente para separar o nome e o sobrenome no Excel é usar fórmulas. Para isso, você precisará de 3 fórmulas diferentes, dependendo se você tem ou não nomes do meio em sua lista.
A força do uso de fórmulas é sua maneira dinâmica de extrair dados. Se você alterar o nome completo, a alteração será refletida automaticamente nas células separadas do nome, do meio e do sobrenome também.
Embora esse método seja mais avançado, estamos aqui para ajudar. Vamos começar dividindo as 3 fórmulas que você usará para separar os nomes completos.
1. Fórmula para obter o primeiro nome
Para separar o nome do nome completo, você precisará usar a seguinte fórmula. Basta selecionar qualquer célula vazia como destino e inserir o seguinte: = ESQUERDA (A2, PESQUISA ('', A2) -1)
Esta fórmula pressupõe que o nome completo está contido na célula A2. Se o seu estiver em uma posição diferente, certifique-se de alterá-lo na fórmula. Por exemplo. Se o seu primeiro campo de nome completo for D7, a fórmula mudará para: = ESQUERDA (D7, PESQUISA ('', D7) -1)
Depois de executar a fórmula uma vez, você pode repeti-la facilmente posicionando o cursor no canto inferior direito da célula e arrastando-o para baixo. Isso ajustará automaticamente a fórmula para os outros campos de nome completo e separará o nome:
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2. Fórmula para obter o nome do meio
Digamos que algumas das entradas de nome completo em seu conjunto de dados tenham um nome do meio. Nesse caso, você pode querer extraí-los em suas próprias colunas. A fórmula a seguir permitirá que você faça exatamente isso: = MID (A2, SEARCH ('', A2) + 1, SEARCH ('', SUBSTITUTE (A2, '', '@', 1)) - SEARCH ('', A2))
Novamente, essa fórmula pressupõe que o nome completo está contido na célula A2. Se o seu não for, certifique-se de ajustá-lo na própria fórmula. Você também pode usar a alça de arrastar para copiar e ajustar automaticamente a fórmula para as outras células de nome completo e preencher a coluna do nome do meio.
É melhor usar dados consistentes - se algumas das entradas tiverem nomes do meio, enquanto outras não, os nomes do meio ausentes serão substituídos por um #VALOR! Erro. Você precisará se livrar deles manualmente.
3. Fórmula para obter o sobrenome
Finalmente, a última fórmula é usada para extrair o sobrenome de um nome completo. Basta selecionar uma célula de destino e inserir o seguinte: = DIREITA (A2, LEN (A2) -SEARCH ('', A2))
Assim como as fórmulas anteriores, esta também assume que o nome completo está contido na célula A2. Se o seu for diferente, certifique-se de ajustá-lo na própria fórmula. Use a alça de arrasto para copiar e ajustar automaticamente a fórmula para as outras células de nome completo e preencher a coluna de sobrenome.
Caso você também tenha nomes do meio, use a seguinte fórmula: = RIGHT (A2, LEN (A2) -SEARCH ('@', SUBSTITUTE (A2, '', '@', LEN (A2) -LEN (SUBSTITUTE (A2, '', ''))))))
Novamente, substitua quaisquer instâncias da célula A2 se seu nome completo estiver localizado em um campo diferente.
Método 3. Encontre e substitua
Usando caracteres curinga, você é capaz de separar nomes e sobrenomes com caracteres do Excel Encontre e substitua função. Este é um pouco estranho, mas funciona e pode ser mais rápido do que as outras opções. Vamos ver como você pode separar nomes completos usando isso
1. Obtenha o primeiro nome usando Localizar e substituir
- Selecione todas as células com nomes completos, clique com o botão direito em qualquer uma delas e escolha cópia de no menu de contexto. Alternativamente, use o Ctrl + C atalho de teclado.
- Selecione a célula de destino, clique com o botão direito e escolha Colar no menu de contexto. Você também pode usar o Ctrl + V atalho de teclado. Você deve ter uma cópia exata dos nomes completos.
- Mantenha a segunda coluna selecionada e permaneça no Casa aba. Clique no Encontrar e selecionar botão da seção de edição à direita.
- No menu de contexto, selecione Substituir . Uma nova janela pop-up aparecerá.
- Digite um espaço () personagem, e então um asterisco (*) no campo Encontrar. Deixe o outro campo em branco e clique em Substitua tudo .
- Feito!
2. Obtenha o sobrenome usando Localizar e substituir
- Selecione todas as células com nomes completos, clique com o botão direito em qualquer uma delas e escolha cópia de no menu de contexto. Alternativamente, use o Ctrl + C atalho de teclado.
- Selecione a célula de destino, clique com o botão direito e escolha Colar no menu de contexto. Você também pode usar o Ctrl + V atalho de teclado. Você deve ter uma cópia exata dos nomes completos.
- Mantenha a segunda coluna selecionada e permaneça no Casa aba. Clique no Encontrar e selecionar botão da seção de edição à direita.
- No menu de contexto, selecione Substituir . Uma nova janela pop-up aparecerá.
- Digite um asterisco (*) , e depois espaço () caractere no campo Localizar. Deixe o outro campo em branco e clique em Substitua tudo .
- Feito!
Pensamentos finais
Esperamos que este artigo tenha ensinado a separar nomes completos em nomes e sobrenomes no Microsoft Excel. Use os métodos acima para criar planilhas de dados ricas e personalizadas com facilidade. Você pode até misturar e combinar diferentes técnicas para acelerar seu fluxo de trabalho!
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