Ter seus funcionários trabalhando em casa é uma ótima maneira de tornar o distanciamento social durante a pandemia COVID-19 mais eficaz. Indo remoto também ajuda a reduzir custos por enquanto, o que é essencial para empresas com orçamento limitado. Embora as grandes empresas tenham isso descoberto desde o início, as organizações menores podem ter dificuldade em configurar um sistema remoto bem-sucedido.
Nós estamos aqui para ajudar faça a transição o mais perfeita possível.
Este artigo se concentra em listar todas as ferramentas essenciais de que uma pequena empresa precisa para construir um ambiente remoto eficaz. A lista de verificação consiste em ferramentas e etapas que todas as empresas de pequeno a médio porte precisam seguir para se tornar remotas e permanecer eficazes ao fazer isso.
1. Adquira todo o hardware necessário
Para começar a trabalhar remotamente, todos os funcionários precisam de hardware para acessar sites, compartilhar e trabalhar em documentos e estabelecer comunicação com outros membros da empresa. Na maioria das vezes, isso significa equipamento de propriedade da empresa ou equipamento pessoal.
Cada funcionário deve ter um laptop ou PC para trabalhar, seja ele de propriedade da empresa ou um dispositivo pessoal é de acordo com a preferência de sua empresa. Se você deseja que seus funcionários tenham uma experiência mais profissional e segura e tenham orçamento para isso, recomendamos distribuir os dispositivos da empresa. Você pode definir restrições, monitorar atividades e permitir que seus funcionários separem a vida pessoal da vida profissional com mais facilidade.
Certifique-se de que todos os funcionários tenham um dispositivo adequado para trabalhar em seu campo. Por exemplo, um designer gráfico precisará de um computador equipado para lidar com aplicativos com muitos recursos, enquanto um escritor pode se virar com equipamentos menos potentes.
Se sua empresa está distribuindo equipamentos aos trabalhadores, certifique-se de controlar qual dispositivo e para onde ele vai. Recomendamos configurar uma planilha com informações como números de série do dispositivo, o nome e assinatura do seu funcionário, bem como o modelo do dispositivo. Isso garante que nenhum dispositivo seja confundido ou perdido.
2. Aumente a segurança com serviços VPN
VPN é a sigla para Virtual Private Network. Resumindo, VPN é um cabo virtual que conecta um computador a uma rede não local e fornece uma conexão segura escondida de estranhos. Este é um serviço extremamente útil para trabalhadores remotos, pois reduz o risco de potencialmente expor informações confidenciais.
Os muitos outros benefícios de usar uma VPN incluem acesso a sites que estão bloqueados no país ou região de um funcionário, maior privacidade de ISPs, proteção contra hackers, bem como melhores conexões de Internet para servidores usando rotas privadas e diretas.
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VPNs têm seu próprio conjunto de vulnerabilidades, pois os invasores tentam tirar proveito de pontos fracos específicos e explorar protocolos de criptografia. No entanto, seus funcionários ainda estão mais seguros com uma VPN, pois os invasores precisariam de mais tempo e recursos para rastreá-los, o que torna menos provável que os visem.
Nossas recomendações para uma VPN incluem NordVPN , ExpressVPN , e CyberGhost . Todos esses serviços são rápidos, fáceis de usar e acessíveis para pequenas empresas.
3. Acompanhe o tempo
Uma vez que você não pode verificar se um funcionário está trabalhando pessoalmente como você faria no escritório, você precisa ser capaz de ver quando ele chega virtualmente. Você pode sempre pedir que eles simplesmente anotem e enviem para você, no entanto, isso não é eficiente e deixa muito espaço livre para os funcionários.
Uma forma mais precisa e eficiente é usar um Time Tracker virtual, que o mantém atualizado assim que um funcionário inicia ou pára de trabalhar. Outros recursos úteis encontrados nessas ferramentas permitem que você verifique o endereço IP a partir do qual seu funcionário registrou o ponto, o que pode garantir que eles estejam em suas casas.
O tempo de registro também é necessário para determinar quantas horas um funcionário gastou trabalhando. Isso é crucial se você paga as pessoas com base em uma taxa por hora, pois você precisa de um relatório preciso. Combinar isso com ferramentas de monitoramento de computador pode garantir que seus funcionários não tentem enganar o sistema.
Para esses fins, é altamente recomendável incorporar as ferramentas oferecidas por eu resolvi , assim como o Toggl aplicativo.
4. Use ferramentas de comunicação eficazes
Falar ao telefone não é suficiente durante a transição para o trabalho remoto. Você precisa tirar proveito de várias ferramentas de comunicação para acompanhar seus funcionários, responder e fazer perguntas, compartilhar arquivos e fazer check-ups regulares sobre cada projeto em andamento. Felizmente, existem toneladas de soluções que apelam a diferentes grupos de pessoas à sua escolha.
Aqui estão algumas de nossas recomendações:
- Discórdia : Embora o Discord tenha começado como um aplicativo mais atraente para o público mais jovem, ele cresceu e se tornou um dos softwares mais usados para fins de comunicação. Com a capacidade de bater papo individualmente, em grupos e em servidores dedicados, o Discord cobre todas as necessidades de comunicação que uma empresa possa ter. A melhor parte é que é tudo grátis.
- Folga : Se você precisar de uma solução mais profissional, o Slack está à sua volta. Ele permite que você reúna seus funcionários e, em seguida, configure vários canais para bate-papo, anúncios, atualizações e trabalho. O que o diferencia de outras soluções de comunicação é a integração profissional com ferramentas de negócios como Dropbox, Outlook Calendar, Salesforce e Jira Cloud.
- Microsoft Teams : Sua empresa trabalha com produtos Office, como Word ou Excel? Sua solução multifuncional para comunicação tem que ser o Microsoft Teams. Ele permite que você configure uma versão virtual de sua empresa e, em seguida, fornece todas as ferramentas de que você precisa para tornar remotas as atividades presenciais. Converse, inicie chamadas de vídeo, faça conferências e integre-se com aplicativos do Office para colaborar e compartilhar projetos.
- Ampliação : Para empresas que valorizam conferências, o Zoom é a melhor maneira de se conectar com seus funcionários cara a cara, mesmo a centenas de quilômetros de distância uns dos outros. Desfrute de chamadas de alta qualidade que podem acomodar um grande número de atendentes.
5. Colabore com os funcionários
Embora a simples comunicação com outras pessoas possa ser muito colaborativa, você sempre pode aprimorar isso aproveitando as vantagens dos pacotes projetados para colaboração em tempo real. Combine isso com chamadas de áudio ou vídeo para aumentar ainda mais a eficácia do trabalho ao lado de outros funcionários.
Nossas recomendações são as seguintes:
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- Office 365 (agora conhecido como Microsoft 365 ): Talvez o pacote de aplicativos mais popular disponível atualmente, o Microsoft 365 é uma ótima solução para trabalhadores que desejam colaborar em grandes projetos. Com ferramentas para escrever ensaios, fazer planilhas, gerenciar dados e até mesmo criar gráficos, você pode colaborar em uma variedade de projetos com facilidade.
- G Suite : O que torna o G Suite do Google uma escolha incrível para colaboração é sua disponibilidade. Tudo que você precisa para colaborar é um computador e seu navegador - nenhuma instalação necessária. Trabalhe em documentos, planilhas e até apresentações junto com seus colegas, com armazenamento e compartilhamento de arquivos via Google Drive.
- eu trabalho : Embora este pacote esteja disponível apenas para usuários de Mac, é uma ótima ferramenta para se investir dinheiro. Crie lindos documentos com ferramentas simplificadas e colabore com outros funcionários sem ter que se preocupar com detalhes desnecessários.
Esperamos que com o ajuda deste artigo , você foi capaz de obter uma visão sobre o que precisa fazer e adquirir para ter sucesso com seu negócio remotamente. Desejamos-lhe boa sorte e esperamos que tenha a oportunidade de trabalhar com segurança, no conforto da sua casa.
